Tietosuoja- ja rekisteriseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14 · Versio 2026-10-24

1. Rekisterinpitäjä

[täydennä ORG_NAME .env-tiedostoon]
Y-tunnus: [täydennä ORG_BUSINESS_ID .env-tiedostoon]
[täydennä ORG_ADDRESS .env-tiedostoon]

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Sähköposti: [täydennä PRIVACY_EMAIL .env-tiedostoon]

3. Rekisterin nimi

Vaalto-äänestyspalvelun käyttäjä- ja osallistujarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään sähköisten kokousäänestysten järjestämiseksi: käyttäjätilien hallintaan, kokouskutsujen ja henkilökohtaisten äänestyskoodien lähettämiseen, äänioikeuden tarkistamiseen ja sen varmistamiseen, että kukin äänestää kussakin äänestyksessä vain kerran.

Käsittelyn oikeusperuste on

• käyttäjien osalta sopimus (palvelun käyttöehdot, art. 6.1 b)
• kokousten osallistujien osalta rekisterinpitäjän ja kokouksen järjestäjän oikeutettu etu järjestää kokouksen äänestykset luotettavasti (art. 6.1 f)
• tietoturvaan ja väärinkäytösten estämiseen liittyvien lokien osalta oikeutettu etu (art. 6.1 f).

5. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjät (kokousten järjestäjät ja ylläpitäjät)

• nimi ja sähköpostiosoite
• salasana tiivisteenä (selväkielistä salasanaa ei tallenneta)
• käyttäjärooli, tilin tila sekä käyttöehtojen hyväksymisen ajankohta ja versio
• tapahtumaloki hallintatoimista (esim. kirjautuminen, kokousten ja äänestysten luonti ja muutokset)

Kokousten osallistujat

• sähköpostiosoite ja mahdollinen nimi
• henkilökohtainen äänestyskoodi tiivisteenä (selväkielistä koodia ei tallenneta)
• kutsun lähetysajankohta
• tieto siitä, onko osallistuja äänestänyt kussakin äänestyksessä, päivän tarkkuudella

Äänisalaisuus

Annetut äänet tallennetaan erilleen osallistujan tiedoista, eikä niitä voi yhdistää äänestäjään. Järjestelmään ei tallennu tietoa siitä, miten kukin on äänestänyt. Äänestyksen järjestäjä näkee vain, kuka on äänestänyt.

Tekniset tiedot

• Istuntoeväste, joka on välttämätön kirjautumisen ja äänestämisen toiminnalle. Muita evästeitä tai seurantaa ei käytetä.
• Epäonnistuneiden kirjautumis- ja koodiyritysten määrän seurantaan käytetään IP-osoitteesta laskettua tiivistettä. Se säilytetään enintään vuorokauden.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjän tiedot saadaan ylläpitäjältä, joka luo tilin, sekä käyttäjältä itseltään. Osallistujien tiedot saadaan kokouksen järjestäjältä, joka lisää osallistujat kokoukseen.

7. Tietojen luovutukset ja käsittelijät

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä markkinointiin. Palvelun palvelin ja tietokanta sijaitsevat Suomessa, ja sähköpostit välitetään palveluntarjoajan sähköpostipalvelun kautta. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kokouksen järjestäjä näkee oman kokouksensa osallistujien tiedot ja äänestystulokset. Jos järjestäjä julkaisee äänestyksen tuloksen, osallistujat näkevät sen. Halutessaan järjestäjä voi julkaista tuloksen myös julkisella linkillä. Tulokset ovat koostettuja, eivätkä ne sisällä henkilötietoja.

8. Säilytysaika

• Osallistujien yhteystiedot poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua kokouksen päättymisestä. Anonyymit äänestystulokset säilyvät.
• Kokoukset, äänestykset ja tulokset säilytetään, kunnes järjestäjä tai ylläpitäjä poistaa ne.
• Käyttäjän tiedot säilytetään tilin voimassaolon ajan, ja ne poistetaan, kun tili poistetaan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
• vaatia virheellisen tiedon oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista sekä käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• siirtää itse toimittamasi tiedot järjestelmästä toiseen.

Pyynnöt lähetetään kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Annettuja ääniä ei voi poistaa tai muuttaa jälkikäteen, koska niitä ei voi yhdistää äänestäjään. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

10. Rekisterin suojaus

Palveluun liikennöidään salatun HTTPS-yhteyden kautta. Salasanat ja äänestyskoodit tallennetaan tiivisteinä. Pääsy tietoihin on rajattu: kukin järjestäjä näkee vain omat kokouksensa. Hallintatoimista pidetään tapahtumalokia, ja arvausyrityksiä rajoitetaan.